Dias perdidos sem causa visível.
O gerente vê uma viatura parada e não sabe porquê. O sistema mostra qual o documento que a bloqueia, desde quando e quem tem de responder.
ChegadaFalta detetadaPublicação
Para stands que importam
O carro chegou. O processo ficou para trás.
A gestão documental do stand começa quando recebemos os documentos de cada viatura, lemos os dados, arquivamos no sítio certo e avisamos o que falta — antes de o carro ficar parado à espera de um papel.
Os documentos ficam na sua pasta partilhada
Nada é enviado sem aprovação da sua equipa
Tudo fica registado
Demonstração
Veja o que acontece quando os documentos não batem certo.
Esta é uma viatura de exemplo. Carregue no botão e veja o sistema ler a fatura, compará-la com o COC e perceber que os números de chassis não são o mesmo.
Operação documental · Importações
Demo
Volkswagen Golf · 34-AB-56
01Receber
02Ler
03Associar
04Verificar
VEHICLE INVOICE
VIN · WVWZZZ1KZAW123456
Tipo—
VIN na fatura—
VIN no COC—
Associação—
ResultadoPor verificar
Pronto para comparar a fatura com o COC.
24 hObjetivo do piloto: detetar qualquer documento em falta no próprio dia
NuncaNenhum processo é declarado completo pela IA. Regras escritas e pessoas confirmam
Medimos o atraso documental do seu stand na semana zero e voltamos a medi-lo ao fim de 30 dias. Os números que interessam são os seus, não os nossos.
O que custa dinheiro
Ninguém sabe o que falta até ser tarde.
Há mais stands a importar e mais concorrência por cada viatura, mas o trabalho administrativo continua feito a correr entre emails, fotografias e papel.
Em 2025 foram registados em Portugal 120.787 ligeiros de passageiros usados importados — 53,7% dos registos do ano, segundo dados da ACAP. Consultar a fonte.
Cinco canais, nenhum dono.
O COC chega por email, o DUA por fotografia e a fatura fica num telemóvel. Reunimos tudo sem obrigar a equipa a mudar a forma de trabalhar.
A falta aparece no pior momento.
A checklist é aplicada quando o processo nasce. Uma falta ao terceiro dia resolve-se; ao décimo quinto, custa duas semanas de parque.
Cinco passos
Do ficheiro ao arquivo, sem ninguém ter de se lembrar.
A IA lê e sugere. As regras verificam. As pessoas decidem o que tem de ser decidido por pessoas.
Recebe
Reencaminhe o email ou largue o ficheiro na pasta partilhada. WhatsApp está previsto para a fase seguinte.
ENTRADALê
Identifica o documento e retira chassis, matrícula, datas, valores e contraparte, incluindo mercados de origem.
IA DOCUMENTALAssocia
Liga o ficheiro à viatura pelo chassis ou matrícula. Quando a correspondência é fraca, pergunta.
CONTROLOVerifica
Aplica a checklist do stand e deteta faltas, documentos expirados e números divergentes.
REGRASAcompanha
Redige o pedido do que falta e espera que a sua equipa aprove antes de enviar.
SEGUIMENTOUma única versão de verdade: a pasta partilhada é o arquivo de referência. O email e, na fase seguinte, o WhatsApp copiam os documentos para a pasta; nunca guardam versões em paralelo.
Uma vista, todas as viaturas
Deixa de perguntar “o que se passa com este carro?”
Estado, bloqueio, responsável e próximo passo, para todas as viaturas em processo. Sem telefonemas e sem procurar em lado nenhum.
| Viatura | Estado | Documentos | Bloqueio | Responsável | Parada há |
|---|---|---|---|---|---|
| VW Golf 2.0 TDI34-AB-56 · Alemanha | À espera | 8/10 | COC | Fornecedor | 6 dias |
| BMW 118dM-AV 2041 · Bélgica | Incoerência | 7/10 | VIN divergente | Backoffice | 2 dias |
| Peugeot 208chassis …7712 · França | Pronto | 10/10 | — | — | — |
| Mercedes A1801-KSE-902 · Bélgica | Em curso | 6/10 | Transporte | Transportador | 3 dias |
Resumo diário do que ficou bloqueado e do que se resolveu — por email agora, por WhatsApp na fase seguinte.
O que o sistema não faz
A IA não decide se o processo está completo.
A leitura usa IA. A conclusão depende de regras escritas, aprovadas pela sua equipa. Se houver dúvida, vai para uma pessoa.
Preferimos incomodar alguém com uma revisão do que dizer que um processo está pronto quando não está. Um falso completo é, para nós, a única falha inaceitável.
1 · Os originais ficam consigo.
O arquivo continua a ser o seu Drive ou SharePoint. Guardamos os dados do processo, não os seus documentos.
Associação fraca nunca é automática
Marca, modelo e fornecedor servem para sugerir. Só chassis ou matrícula permitem associar sem perguntar.
Tudo fica registado
Associações, correções, versões, mensagens e erros deixam rasto consultável.
Nada sai sem aprovação
O sistema escreve os pedidos. Uma pessoa aprova, corrige ou deita fora antes de qualquer mensagem sair.
Os acessos, as finalidades e os prazos de conservação são definidos com cada stand, conforme os documentos tratados e as obrigações legais de cada um. Quando atuamos como subcontratante, o tratamento é regulado por contrato nos termos do RGPD.
Sem mensalidade fixa
Paga a instalação uma vez. Depois, paga por viatura.
A solução não substitui a agência de documentação nem elimina os custos de legalização. Ajuda o stand a entregar cada processo completo, organizado e sem faltas invisíveis.
Pago uma vez: levantamento no stand, checklists à sua medida, ligação ao email e às pastas, formação.
Um valor por processo tratado — leitura, arquivo, verificação, alertas e acompanhamento.
Incluído: correções, ajustes às checklists e relatório mensal.
Não existe. Sem licenças por utilizador.
A conta que interessa é a sua. Na semana zero medimos quanto lhe custa hoje cada atraso documental — dias de viatura parada e horas administrativas por processo. No fim do piloto comparamos esse custo com o valor da solução.
Os valores concretos são fechados depois do levantamento, porque dependem do número de processos e das ligações necessárias. Se um mês tiver menos viaturas, paga menos; se crescer, o custo acompanha, sem renegociar contrato.
Custos de terceiros — armazenamento e mensagens — são faturados ao custo e apresentados à parte.
Começar sem risco
30 dias para medir o que hoje é invisível.
Começamos pelas importações, com uma checklist validada consigo e documentos reais do seu stand. O software de gestão fica como está — o assistente corre ao lado do processo atual.
Semana 0Dois dias no stand: medimos a situação inicial, a estrutura das pastas e o comprimento dos caminhos no SharePoint
Semanas 1–2Entrada, leitura e associação a funcionar
Semanas 3–4Checklists, alertas e acompanhamento
FimVoltamos a medir e decidimos juntos se continua
Se o caminho disponível for apertado, encurtamos a convenção de nomes antes de arquivar o primeiro documento. Se ao fim de 30 dias os números não tiverem melhorado, não há razão para avançar. O levantamento fica consigo.
Prova de processo
Primeiro mostramos como funciona. Depois medimos.
Veja o fluxo completo numa demonstração e defina critérios de sucesso para o piloto antes de começar.
Um conflito documental completo, do ficheiro recebido ao processo bloqueado.
Semana zero, quatro semanas de operação e critérios claros para continuar ou parar.
Compromisso de mostrar os dados reais, com autorização do stand, quando o primeiro piloto terminar.
Perguntas frequentes
O essencial antes de começar.
Respostas diretas sobre integração, arquivo, responsabilidade e implementação.
Tenho de mudar o meu programa de gestão?
Não. Isto é uma camada documental que trabalha ao lado do que já usa. Não substitui stock, faturação nem CRM.
Onde ficam os meus documentos?
No seu Google Drive ou SharePoint. A pasta partilhada é a fonte única: o email copia para essa pasta; o WhatsApp está previsto para uma fase seguinte.
A IA decide se o processo está completo?
Não. A IA lê e classifica. A verificação é feita por regras escritas e os casos duvidosos vão para uma pessoa.
E se o sistema ler mal um documento?
Quando não tem certeza, não inventa: manda o documento para confirmação. Medimos a taxa de acerto e mostramo-la todos os meses.
A minha equipa tem de aprender a usar alguma coisa?
Praticamente nada. Envia documentos como já envia; o resto é um quadro que se lê de relance e um resumo diário.
Quanto tempo demora a pôr a funcionar?
Duas a três semanas até estar a trabalhar com documentos reais.
Falar connosco
Falamos dois minutos?
Diga-nos quantas viaturas importa por mês e dizemos-lhe, na mesma conversa, se isto lhe serve ou não.
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