Días perdidos sin una causa visible.
El responsable ve un vehículo parado. El agente muestra exactamente qué documento bloquea el expediente, desde cuándo y quién debe responder.
Llegada al concesionario+7 diasPublicación
Para compraventas que importan
El coche llegó. El expediente se quedó atrás.
La gestión documental del concesionario empieza al recibir los documentos de cada vehículo: lee los datos, archiva cada fichero y señala lo que falta antes de que el coche quede inmovilizado.
Aprobación humana
Documentos en el cliente
Auditoría completa
Operación documental · Importaciones
Demo
Volkswagen Golf · 34-AB-56
01Recibir
02Leer
03Asociar
04Verificar
CERTIFICATE OF CONFORMITY
VIN · WVWZZZ1KZAW123456
Tipo—
VIN—
Confianza—
Asociación—
Lista de controlFalta el COC
Preparado para recibir un documento de demostración.
24 hObjetivo del piloto: detectar cualquier documento pendiente el mismo día
NuncaLa IA no declara completo un expediente; lo confirman reglas escritas y personas
Medimos la situación inicial y volvemos a medir al final del piloto. Los resultados publicados serán los del propio concesionario.
El problema real
El coche llegó. El expediente se quedó atrás.
Los documentos llegan por correo, fotografía, papel o mensaje. Cuando nadie sabe qué ha llegado, la ausencia se descubre al final y el vehículo queda inmovilizado.
Cinco canales. Ningún responsable.
El sistema reúne los documentos sin obligar al equipo a cambiar toda su forma de trabajar.
La ausencia aparece en el peor momento.
La lista de control se aplica cuando nace el expediente, no cuando alguien intenta cerrarlo.
Cómo funciona
Un flujo continuo, del archivo a la decisión.
La IA lee y propone. Las reglas verifican. Las personas mantienen el control de los mensajes, excepciones y decisiones que exigen responsabilidad.
Recibe
Correo y carpeta supervisada en el flujo inicial. WhatsApp puede activarse después.
ENTRADALee
Clasifica el documento y extrae VIN, matrícula, fechas, importes y contraparte.
IA DOCUMENTALAsocia
Usa VIN o matrícula únicos. Las coincidencias débiles se envían a confirmación.
CONTROLVerifica
Aplica la lista de control condicional y detecta ausencias, conflictos y documentos caducados.
REGLASRealizar seguimiento
Redacta la solicitud de lo que falta y espera aprobación humana antes de enviarla.
SEGUIMIENTOVisibilidad operativa
Todos los vehículos. Todos los bloqueos.
El responsable deja de preguntar «¿qué pasa con este coche?» y ve el estado, el responsable y el siguiente paso en una única vista.
| Vehículo | Estado | Documentos | Bloqueo | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| VW Golf 2.0 TDI34-AB-56 · Alemania | En espera | 8/10 | COC | Proveedor |
| BMW 118dM-AV 2041 · Bélgica | Discrepancia | 7/10 | VIN discrepante | Backoffice |
| Peugeot 208VIN terminado em 7712 · Francia | Listo | 10/10 | — | — |
| Mercedes A1801-KSE-902 · Bélgica | En curso | 6/10 | Transporte | Transportista |
Seguridad desde el diseño
La IA no decide cuándo el expediente está completo.
La lectura puede usar IA. La conclusión depende de reglas explícitas, versionadas y aprobadas. Cualquier caso dudoso se remite a una persona.
Un falso completo es un fallo crítico.
El producto está diseñado para preferir una revisión humana antes que declarar indebidamente que un expediente está listo.
Los originales permanecen con el cliente
Drive o SharePoint siguen siendo el archivo. El sistema conserva solo los metadatos necesarios.
Una asociación débil nunca es automática
Marca, modelo y proveedor ayudan a proponer; solo los identificadores sólidos permiten automatizar.
Todas las acciones son trazables
Asociaciones, correcciones, versiones, mensajes y errores dejan un registro consultable.
Los mensajes requieren aprobación
En la v1, el agente redacta. Una persona aprueba, edita o descarta antes del envío.
Preguntas frequentes
Lo esencial antes de empezar.
Respuestas directas sobre integración, archivo y responsabilidad en la gestión documental de un concesionario.
¿Qué hace la gestión documental con IA para concesionarios?
Recibe los documentos, extrae datos como VIN y matrícula, asocia cada archivo al vehículo, actualiza la lista de control y señala lo que falta.
¿Sustituye al programa de gestión del concesionario?
No. Funciona como una capa documental conectada al proceso y no sustituye el software de stock, facturación o CRM.
¿Dónde se guardan los documentos?
Los archivos originales pueden permanecer en el Drive o SharePoint del cliente. La solución trabaja con los metadatos necesarios para el expediente.
¿La IA decide si el expediente está completo?
No. La IA lee y clasifica; reglas explícitas verifican la lista de control y una persona confirma los casos dudosos y las decisiones importantes.
Piloto en el concesionario
Volver a la demostración
30 días para medir lo que hoy queda invisible.
Empezamos con importaciones, una lista de control validada y documentos históricos. Comparamos el antes y el después sin sustituir el software de gestión existente.
Semana 0Línea base y matriz documental
Semanas 1–2Entrada, lectura y asociación
Semanas 3–4Listas de control, alertas y seguimiento
ResultadoTiempo, precisión y coste por expediente
Contacto directo
¿Importa vehículos cada mes?
Indique el volumen aproximado y le diremos si este flujo documental encaja en su concesionario.